Kan Excel konkurrere med online bookingssystem?

Excel vs Checkfront. Illustrasjon.
Et Excelregneark ser kanskje ut som et enkelt og greit verktøy for å håndtere turer, transaksjoner, og beholdning, men det er lett å miste oversikten eller slette kritisk informasjon.

Kan et klassisk regneark-system drive din bedrift like langt som en skyløsning?

Å drive en reiselivsbedrift krever papirarbeid og planlegging. Dette er oppgaver som å planlegge turer, følge med transaksjoner, tildele guider og å administrere beholdningen. Et Excel regneark kan kanskje se ut som et enkelt og greit verktøy å håndtere disse administrative oppgavene i, men det er lett å miste oversikten eller å slette kritisk informasjon.

Etter som bedriften din vokser, blir den stadig mer kompleks. Du starter kanskje med noen enkle regneark, men over tid vil disse hope seg opp og fylles med følsomme formler, kommentarer og brukere. For ikke å snakke om all den manuelle oppdateringen. Selv om du klarer å navigere deg gjennom virrvarret av koblede dokumenter, vil det være vanskelig å trene opp nytt personell i systemet som gir perfekt mening for deg.

Enten du vurderer regneark eller er motvillig til å gi opp din hjemmebryggede bookingløsning, er det aldri for sent å vurdere et skybasert alternativ. Et nettbasert bestillingssystem har alt reiselivsselskapet ditt trenger for å strømlinjeforme arbeidsflyten, øke salget og gjøre realistiske prognoser – uten problemer med manuell dataregistrering.

Er du fortsatt ikke heeelt overbevist? Vi har definert fem grunner til hvorfor et regneark-system ikke kan sammenlignes med en nettbasert bookingplattform.

1. Ingen flere formler

Excel-regneark har en bratt læringskurve. Selv om det er enkelt å “punche” inn data, formatere celler, trykke fil, lagre og skriv ut, krever nok bedriften din mer enn grunnleggende Excel-funksjoner. Å mestre Excel er ikke noe du gjør på en ettermiddag eller en uke, selv ikke med all mulig hjelp fra tutorials eller brukerveiledninger.

Med mindre du har fotografisk hukommelse må du pugge grunnleggende formler eller lete de opp etter behov. Selv etter å ha ført inn alle tall manuelt oppdager du kanskje at du sjonglerer flere ulike formler for å kalkulere omsetning, kommisjon og salgsvekst. Dette gjør arbeidshverdagen din vanskeligere enn den trenger å være.

Med et nettbasert bookingsystem trenger du ikke lenger å begrave deg selv i tall eller bekymre deg for formelfeil. Checkfront trekker ut dine bestillingsdata og gjør matten for deg – slik at du kan se resultatene når som helst.

Skjermdump av et av checkfronts sider.

2. Ingen fare for feil

Når du skriver inn data manuelt, er det mulig å gjøre en feil et sted og ikke fange den opp før det er for sent. Dette kan være hvis en gjest foretar en bestilling i et skjema på nettsiden, du fører detaljene inn i et regneark og benytter et annet regneark for bokføring senere. Det var kanskje bare snakk om et feil tastetrykk i et travelt øyeblikk. Konsekvensen kan imidlertid være at du blir nødt til å sammenligne alt, linje for linje, til du finner feilen. Ikke hvis, men når dette skjer, har du mistet tiden du kunne ha brukt på å gjøre det du virkelig elsker.

Et nettbasert bookingsystem vil derimot spore salg, fakturaer, automatisere prosesser og redusere muligheten for menneskelige feil betraktelig. Dette reduserer risikoen for feil, og vil øke kundenes tilfredshet med dine produkter.

3. Sentralisert data

Hvis du bruker et Excel-regneark, kan du ha data spredt over flere filer; en for salg, en for inntekt, en for lagerstyring, og så videre. Siden dataene ikke er sentralisert og gjentas på tvers av arkene, kan det føre til et hektisk og forvirrende system.

I et nettbasert bookingsystem er all informasjon samlet på ett sted. Når som helst og på hvilken som helst enhet, kan du enkelt konsolidere og administrere bestillinger og beholdning. Du vet derfor alltid hvor du skal gå for å finne ut akkurat det du trenger å vite.

4. Sikrere

Selv om “skyen” er langt fra en ny idé, kan det fortsatt være rart å tenke på at dataen din flyter rundt på nettet. Sikker lagring i skyen betyr for deg at du ikke trenger å lagre kritisk forretningsinformasjon på kun én PC. Skylagring øker sikkerheten ved å gi deg tilgang til all informasjon uavhengig av hvor du er. Dette er bra fordi du da slipper å bekymre deg for at harddiskkrasj eller datavirus kan ødelegge hele systemet og slette alle spor av dine kunder.

Skybaserte tjenester er nå langt sikrere fordi serverne hvor dataen ligger er sterkt beskyttet mot angrep. Som en ekstra forholdsregel kan du laste ned dataene dine for offlinelagring, men ellers kan du slappe av og vite at dataene din er i de tryggeste hender.

I tillegg, når dataen er i skyen, kan du få tilgang fra flere steder. Så hvis din stasjonære datamaskin krasjer eller du er på reise, så kan du fortsatt drive din turvirksomhet uten problemer.

5. Tilgang til rapporter

Ønsker du å vite om de siste renoveringene økte inntektene deres det siste kvartalet? Hva med fortjenestemarginer for hundekjøringen, eller hvilke ansatte som tar imot flest bestillinger?

Svar raskt! – hvor mange kajakker har du tilgjengelig neste tirsdag, og hvilke gjester har bare betalt depositumet?

Avhengig av hvilke detaljer du skriver inn i Excel, så har du kanskje disse svarene. Derimot kan det være vanskelig å få tak i dem hvis du har flere regneark lagret i separate filer som ikke er integrert.

Et nettbasert bestillingssystem leveres med alle rapportene du trenger. Det er enkelt å hente en rapport for salg, inntekter, kampanjer, månedlig bookingvolum, trafikk og transaksjoner. Du kan bruke filtre til å målrette mot mer spesifikke resultater eller utarbeide egne rapporter slik regnskapsføreren din ønsker.

I tillegg har du tilgang til bestillingsdetaljer uten å gå gjennom hauger av papir i resepsjonen. Checkfront samler informasjon fra hver bestilling, inkludert detaljer om gjestene, og genererer deretter et sammendrag som kan vises når som helst. Du kan også sette opp ditt eget dashbord som viser nøkkeltallene du trenger å vite akkurat nå.

For å få tilgang til disse rapportene, er alt du trenger å gjøre å gå inn i kontrollpanelet i Checkfront. Ett sted, få klikk. Raskt og enkelt.

Helt til sist

Excel er nyttig for å organisere tall, men det er umulig å spore komplekse forretningsdata i bare ett regneark. Forsøk på å holde flere dokumenter oppdatert er ofte utsatt for menneskelige feil. Opplæring av nyansatte på kompliserte formler og innviklet dataregistrering tar også mye tid.

Nettbaserte bookingsystemer er fleksible, sikre og enkle å bruke. Checkfront tilbyr granulære rapporter og sanntids innsikt i din virksomhet. Informasjonen oppdateres automatisk når du legger til nytt lager, og eventuelle endringer du ønsker å gjøre, kan du gjøre raskt og enkelt i dashbordet.

Det er ingen sammenligning når det gjelder Excel-regneark og et nettbasert booking system. Ved å bytte over, så sparer du betydelig med tid og penger.

Er du klar til å legge Excel bak deg? Benzin hjelper deg gjerne med å finne ut hvilket bookingsystem som passer best for deg. Vi kan til og med sette opp bookingsystem og nettside for deg på én dag!

Kjetil Gjersvold

Webutvikler, designer og historieforteller. Kjetil er vår 3D-illustratør og historieforteller. Han jobber mye med kampanjeutforming og graving i hva en merkevare eller produkt egentlig skal være. I følge Kjetil er de gode historiene noe av det viktigste for å formidle en merkevare.
DEL
Del dette innlegget!

Relaterte artikler